ООО «НТЭ»— российское предприятие, занимающееся проектированием, изготовлением и продажей насосного оборудования на рынке РФ и ближнего зарубежья. Администрация, конструкторско-технологический отдел и отдел продаж находится в г. Пенза. Производственные мощности компании расположены в Московской области.
Организация занимается выпуском уникальной продукции, адаптированной под запросы и нужды заказчика. Специфика такого производства требует четкой и слаженной работы всех подразделений: отдела продаж, аналитического отдела, конструкторского отдела, отдела закупок и производства. Каждый заказ — это отдельный длительный проект, с большим количеством бумажной документации, согласований между отделами и клиентом. Поэтому при обработке заявок, клиент сталкивался со следующими проблемами:
Отсутствие единой системы для обработки и хранения сводной информации, переписки с заказчиком, документации по проекту приводило к затруднениям при желании получить общую историю по работе с заявкой, быстро выяснить ее текущий статус, нерешенные и подвисшие вопросы.
Заявки, по которым клиентом было отложено решение на длительный срок, могли просто потеряться, или забыться.
Сотрудники при конфликтных ситуациях (утере важной информации, задержке по формировании и отправке КП или договора) старались найти виновных среди коллег в соседних отделах.
Ценообразование осуществлялось по системе «на глазок», что увеличивало риск потери прибыли и даже убыткам.
Большое кол-во времени тратилось на подготовку бумажек, их согласование между отделами.
Перед проектной командой были поставлены следующие задачи автоматизации:
Разработать регламенты по обработке входящих заявок и тендеров;
Внедрить инструмент, который позволит повысить эффективность работы с заявкой и создаст единое информационное пространство для всех подразделений;
Наладить постоянный мониторинг работы с заявкой и контроль исполнения заявки;
Минимизировать риски по утрате документов и взаимодействий с Заказчиком, утечке документированной информации, фальсификации документов;
Сократить сроки согласования КП, договора, технической документации. Как внутри организации, так и с клиентом;
Сократить время поиска нужной информации.
В качестве инструмента для решения поставленных задач была выбрана 1С:CRM. Ключевым аргументом в пользу данного продукта была возможность проектирования сквозных бизнес процессов, пронизывающих этапы продажи, подготовки конструкторской документации, согласования цен, производства и отгрузки продукции (подсистема BPM - Business Process Managment).При внедрении были проведены следующие работы:
Проведено экспресс-обследование работы отделов, задействованных в обработке входящих заявок и тендеров.Разработан и внедрен сквозной бизнес-процесс (от первоначального обращения клиента до отгрузки и послепродажной диагностики), регламентирующий работу всех отделов, задействованных в обработке заявки и подготовки тендеров.Автоматизирован механизм предварительного расчета цен для КП с учетом конструкции насоса и себестоимости ранее произведенных аналогов.
Введены дополнительные документы для повышения качества обрабатываемых заявок.
Разработаны механизмы контроля за выполнением заявок.Проведена интеграция системы с электронной почтой и IP-телефонией
Настроены права пользователей.
Написаны инструкции и проведено обучение.
Результаты внедрения:
Сроки обработки заявки сократились на всех этапах в 2-3 раза.
Все работы и взаимодействия по заявке стали абсолютно прозрачны. Каждый сотрудник, имеющий соответствующие права, может проследить всю хронологию обработки заявки, ее статус и исполнителей задач на текущий момент. Исчезли поводы для конфликтов между сотрудниками организации.
Разработанная общая схема ценообразования, увеличила прибыль.
Ввод в работу нового сотрудника существенно упрощен. С момента внедрения CRM, отдел продаж удвоил штат.
Автоматизация отдела закупок.
