Автоматизация электронного документооборота в ООО «Тюменские молочные фермы» при использовании «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1».
ООО «Тюменские молочные фермы» входят в Группу компаний «Дамате».
Группа компаний «Дамате» — российский сельскохозяйственный холдинг, развивающий три направления деятельности: выращивание и переработка индейки, переработка молока и молочное животноводство. Производственные мощности компании расположены в Пензенской и Тюменской областях.
ООО «Тюменские молочные фермы» - молочно-товарный комплекс группы компаний «Дамате» на 4600 голов дойного стада, расположен в Голышмановском районе Тюменской области. Комплекс является крупнейшей молочной фермой на территории Сибири. Производственная мощность комплекса составляет 44,7 тысяч тонн молока в год.
Распределенная организационная структура ООО «Тюменские молочные фермы», в которой фермы, кормовые склады и администрация (Москва, Тюмень) расположены на достаточном удалении друг от друга затрудняла бумажный документооборот. Особенно это проявлялась при работе с такими документами как Приказ, Служебная записка, Распоряжение. Однотипные документы составлялись каждый раз заново без использования общедоступных шаблонов. Сотрудники тратили рабочее время на поездки и «хождения по кабинетам» при согласовании документов. Цепочки согласования были неизвестны сотрудникам. Процесс ознакомления сотрудников молочных ферм с приказами и распоряжениями был очень длителен, документы часто терялись.
Для решения описанных проблем было принято решение автоматизировать бизнес процессы при помощи программы «1С:Документооборот 8 КОРП».
Остальные организации, входящие в ГК «Дамате» уже работали в «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1».
При рассмотрении потенциальных партнеров, оказывающих услуги по внедрению «1С:Документооборот», предпочтение было отдано компании «Алгоритм-Сервис», обладающей опытом в области внедрения системы документооборота.
В 2017 году был заключен договор на внедрение системы документооборота в ООО «Тюменские молочные фермы».
Были поставлены следующие задачи автоматизации:
1. Автоматизировать учет бумажных документов в электронной системе;
2. Организовать структурированное хранение документированной информации и коллективную работу с документами в электронной системе по стандартам ГК «Дамате»;
3. Наладить постоянный мониторинг работы с документами и контроль исполнения документов;
4. Минимизировать риски по утрате документов, утечке документированной информации, фальсификации документов;
5. Сократить сроки обработки: согласования, утверждения, ознакомления и исполнения документов;
6. Сократить время поиска документов;
7. Внедрить инструмент, который позволит повысить эффективность работы с документами и создаст единое информационное пространство для всех подразделений и организаций, входящих в холдинг.
При внедрении были проведены следующие работы:
1. Проведено экспресс-обследование бумажного документооборота у заказчика.
2. Подготовлен список документов и регламенты обработки их в системе «1С:Документооборот». Разработана общая стратегия внедрения.
3. Проведено заполнение НСИ.
4. Подготовлены автозаполняемые шаблоны для исходящих и внутренних документов и шаблонов процессов с настройкой маршрутизации.
5. Настроено выполнение задач по почте для удаленных сотрудников.
6. Настроены права пользователей в разрезах видов документов, и организаций.
7. Написаны инструкции и проведено обучение.
Результаты внедрения:
Документы ООО «Тюменские молочные фермы» хранятся в общей структуре хранения файлов в ГК «Дамате», что обеспечило их сохранность и облегчило поиск нужного документа.
Существенно сократилось время:
- на создание нового документа, за счет введения общефирменных шаблонов;
- согласования документов;
- ознакомления удаленных сотрудников с приказами и распоряжениями, за счет выполнения задач по электронной почте.
Всего автоматизировано 50 рабочих мест.
Далее мы планируем организовать бизнес-процессы подписания и визирования документов с использованием ЭЦП.
Руководство ООО «Тюменские молочные фермы» выражает благодарность компании «Алгоритм-Сервис» за проделанную работу и выражает уверенность, что сотрудничество наших фирм будет успешно продолжено.
ООО «Тюменские молочные фермы» входят в Группу компаний «Дамате».
Группа компаний «Дамате» — российский сельскохозяйственный холдинг, развивающий три направления деятельности: выращивание и переработка индейки, переработка молока и молочное животноводство. Производственные мощности компании расположены в Пензенской и Тюменской областях.
ООО «Тюменские молочные фермы» - молочно-товарный комплекс группы компаний «Дамате» на 4600 голов дойного стада, расположен в Голышмановском районе Тюменской области. Комплекс является крупнейшей молочной фермой на территории Сибири. Производственная мощность комплекса составляет 44,7 тысяч тонн молока в год.
Распределенная организационная структура ООО «Тюменские молочные фермы», в которой фермы, кормовые склады и администрация (Москва, Тюмень) расположены на достаточном удалении друг от друга затрудняла бумажный документооборот. Особенно это проявлялась при работе с такими документами как Приказ, Служебная записка, Распоряжение. Однотипные документы составлялись каждый раз заново без использования общедоступных шаблонов. Сотрудники тратили рабочее время на поездки и «хождения по кабинетам» при согласовании документов. Цепочки согласования были неизвестны сотрудникам. Процесс ознакомления сотрудников молочных ферм с приказами и распоряжениями был очень длителен, документы часто терялись.
Для решения описанных проблем было принято решение автоматизировать бизнес процессы при помощи программы «1С:Документооборот 8 КОРП».
Остальные организации, входящие в ГК «Дамате» уже работали в «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1».
При рассмотрении потенциальных партнеров, оказывающих услуги по внедрению «1С:Документооборот», предпочтение было отдано компании «Алгоритм-Сервис», обладающей опытом в области внедрения системы документооборота.
В 2017 году был заключен договор на внедрение системы документооборота в ООО «Тюменские молочные фермы».
Были поставлены следующие задачи автоматизации:
1. Автоматизировать учет бумажных документов в электронной системе;
2. Организовать структурированное хранение документированной информации и коллективную работу с документами в электронной системе по стандартам ГК «Дамате»;
3. Наладить постоянный мониторинг работы с документами и контроль исполнения документов;
4. Минимизировать риски по утрате документов, утечке документированной информации, фальсификации документов;
5. Сократить сроки обработки: согласования, утверждения, ознакомления и исполнения документов;
6. Сократить время поиска документов;
7. Внедрить инструмент, который позволит повысить эффективность работы с документами и создаст единое информационное пространство для всех подразделений и организаций, входящих в холдинг.
При внедрении были проведены следующие работы:
1. Проведено экспресс-обследование бумажного документооборота у заказчика.
2. Подготовлен список документов и регламенты обработки их в системе «1С:Документооборот». Разработана общая стратегия внедрения.
3. Проведено заполнение НСИ.
4. Подготовлены автозаполняемые шаблоны для исходящих и внутренних документов и шаблонов процессов с настройкой маршрутизации.
5. Настроено выполнение задач по почте для удаленных сотрудников.
6. Настроены права пользователей в разрезах видов документов, и организаций.
7. Написаны инструкции и проведено обучение.
Результаты внедрения:
Документы ООО «Тюменские молочные фермы» хранятся в общей структуре хранения файлов в ГК «Дамате», что обеспечило их сохранность и облегчило поиск нужного документа.
Существенно сократилось время:
- на создание нового документа, за счет введения общефирменных шаблонов;
- согласования документов;
- ознакомления удаленных сотрудников с приказами и распоряжениями, за счет выполнения задач по электронной почте.
Всего автоматизировано 50 рабочих мест.
Далее мы планируем организовать бизнес-процессы подписания и визирования документов с использованием ЭЦП.
Руководство ООО «Тюменские молочные фермы» выражает благодарность компании «Алгоритм-Сервис» за проделанную работу и выражает уверенность, что сотрудничество наших фирм будет успешно продолжено.
